新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐための外出自粛と共に今、企業の働き方が大きく変化している。在宅勤務となったことで初めてオンライン会議を行った人も多いだろう。慣れない環境だからこそ生まれる新たな課題に対し、どのように対応していくべきか不安に感じている人もいるはず。そこで、働き方改革のパイオニアであるワーク・ライフバランスのコンサルタントである桜田陽子氏に、在宅勤務やオンライン会議で増えている問題点と解決法、また生産性を上げるコツについて話を聞いた。
WWDビューティ（以下、WWD）：現在、働き方にどのような変化が表れているか。
桜田陽子ワーク・ライフバランスコンサルタント（以下、桜田）：長年の商慣習や社内の風土が壁となり、これまで働き方を変えられなかった組織がこの短期間で変化せざるを得なくなっています。現在、多くの組織で在宅勤務や時差通勤、リモートワークが広がっていますが、これまで“制度としては設計してあるが利用者がいない”という利用しにくい雰囲気があった企業や、“制度はあるが適用条件が厳しい”ために育児や介護など特別な理由がある人に利用が限られていた企業などが、あらゆる制度を拡大して活用しています。
今、社会全体が一同に働き方をシフトさせ、働く時間と場所の柔軟性が強制的に変化し、働き方そのものの構造や働く人の価値観、マインドが変化している大きな転換点といえます。また、これまでは台風や体調不良でも“出社する”ことが重視されていた企業も多かったですが、“出社をする＝仕事をしている”ではない価値観へと変化していることに注目したいですね。
WWD：在宅勤務やオンライン会議で生産性をあげるコツについて教えてください。
桜田：在宅勤務では、1.相手の状況が見えにくい2.コミュニケーションがとり辛いことが課題です。上司、部下、同僚が何をしているか分からない環境のため、相談や報告のタイミングに悩むこともあります。また、上司は部下を管理しにくく、部下は同僚や上司にサボっているかと思われないか不安という感情も生まれやすいです。在宅勤務だからこそ、1.予定を可視化して共有すること2.コミュニケーションをとることを意識しましょう。1は、もし共有のスケジューラーを使用している場合、会議の予定だけでなく1人で行う作業時間も含めて入力すると互いに何をしているのかが確認でき、声をかけるタイミングが判断しやすくなります。毎朝オンライン上で短時間の朝礼を行い、予定を共有するのも有効ですね。2は、気軽に仕事の相談・雑談ができる時間（ランチ会など）や、進捗や状況など何でも報告・相談できる時間（チャット・オンライン会議）を設けると、一人で仕事を抱え込むという事態を回避することも。在宅勤務では、気軽に相談できる時間・場を意識的に作ることが大切になります。
対面時の会議の課題がオンラインで顕在化
WWD:慣れない在宅勤務やオンライン会議により、増えている問題点と解決法は？
桜田：オンライン会議で「やりにくい」と感じることのほとんどは、対面の会議時にも発生していたはず。オンラインになることによって顕在化した問題といえます。その最も大きなものが、「一方的で双方向にならない」「なんだか盛り上がらない」ということ。画面越しは相手の反応がわかりにくいため、進行役が不安になったり説明が長くなったりしがち。話を聞いている人はうなづいたりOKサインを指で作って合図したりとリアクションを大きめにすると伝わりやすく効果的。もし人数が多い会議で「いつ発言したらいいかわからない」「発言しづらい」場合は、チャットを活用して質問を集めてもいいですね。全員が合意できるルールを設定しておくことが対面でもオンラインの会議でも重要です。
WWD：そのほか、オンライン会議で気を付けることは？
桜田：オンライン会議は、PC画面に映る自分の姿が想像したより表情が暗く見えたりしませんか？例えば、私はトップスを明るめの色を選択し、画面越しでも暗く見えないメイクを意識しています。窓からの光の当たり方を意識した場所選びも大切ですね。また、アメリカの心理学者であるアルバート・メラビアン氏が、話し手が聞き手に与える影響を数値化した「メラビアンの法則」によると、話し手が聞き手に与える影響は「言語情報」「聴覚情報」「視覚情報」の３つから構成されるそう。それぞれの影響力は「言語情報」7％、「聴覚情報」38％、「視覚情報」55％の割合。つまり、コミュニケーションの中で視覚から入ってくる情報はとても大きいのです。オンライン会議では、相手からの見え方にも注意したいですね。
WWD：在宅期間中だからこそできる働き方や身に付けておくべきスキルがあれば教えてください。
桜田：新型コロナウイルスの流行が落ち着いても、働き方すべてが元通りに戻ることはないでしょう。急なビジネス環境の変化はいつ起こるかわからないからこそ、オンライン会議のスキルは身に付けておくべき。また、働き方が変化することで消費者のマインドは確実に変化しています。例えば販売の仕事なら、「オンライン会議を頻繁に行う人に向けた商品のコンセプト、販促方法、店頭での販売員のセールストークをどう変えたらいいか？」ということを在宅勤務しながらアイディアをストックできます。今感じていることを仕事に生かせるようにまとめるなど、「この状況を活用しよう！」と思えるといいですね。ぜひ、この期間をチャンスととらえ、仕事の“仕込み”期間にしましょう。
